クラウドシステム以外にも、マイナンバーの取得や収集・管理・廃棄に便利なアイテムやサービスがあります。

①小規模事業者向けに販売されている、マイナンバーの「取得・保管セット」
当アイテムでは、「個人番号報告書」、「利用目的の通知書」、「収集用の封筒」、「本人確認書類ごとに保管できる封筒」、「専用バインダー」などがセットになっています。取得から廃棄までの一連の作業を安全に行えるように作られているので、紙ベースによるマイナンバーの取得から保管、廃棄までの対策として有用です。

②事業者に代わって代行業者がマイナンバーの収集を行う「マイナンバー収集代行サービス」
一般的には、まず代行業者が事業者の従業員に対してマイナンバー収集の案内状を発送し、次に従業員がマイナンバー申告書などにマイナンバーと特定個人情報を記入し、本人確認書類の写しとともに代行業者に返送します。代行業者は返送されてきた書類を元に従業員の本人確認を行い、代行業者が事業者に従業員のマイナンバーを連絡する、といった流れになります。

マイナンバーの収集に際して、代行業者が十分な安全管理措置を講じた上で、必要書面の作成から回収までを行ってくれます。

マイナンバー管理を自社で行うには、様々な労力やリスクが伴います。これらを全て外部サービスで対応することも経営判断として重要でしょう。ぜひご紹介したいくつかのサービスを検討の一助にしてください。

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