今回は、クラウドサービスでマイナンバーの収集や管理、廃棄をサポートしてくれるマイナンバー管理のクラウドシステムをご紹介します。特徴として次のようなものが挙げられます。

①スマートフォンやパソコンで収集
登録した従業員について、システムからその従業員にメールでマイナンバーの収集依頼が行えます。従業員がスマートフォンやＰＣから指定されたアドレスにアクセスすると、「利用目的の通知」がなされ、マイナンバーと、通知カード等の「本人確認」書類をシステム上に保存することができます。書面でのやり取りがない為、事業者のＰＣにはデータが残りません。

②クラウドで管理
マイナンバーは、システムを提供するクラウド事業者の管理するデータセンターに暗号化されて保存されます。システムには、アクセス権限の識別・認証機能や、取扱い状況の記録・管理の機能も設けられているため、情報漏えいや紛失、不正利用の防止にも有用です。

③適時に廃棄
システムにより保管書類の廃棄期間の管理も行われるので、法定保存期間を気にする必要もありません。

④ほかのシステムとの連携
また、給与システムや社会保険システムと連携しているシステムもあり、通常給与システム、社会保険システムごとにマイナンバーを保存しなければなりませんが、その必要がないため管理を一本化することができます。税や社会保険の書類の作成も、マイナンバーの手入力を行わなくてよいので容易に行えます。
マイナンバーや特定個人情報を管理する場所を限定でき、人為的なミスも極力抑えることが可能と言えます。

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