事業者は、法令に定められた保存期間を経過したときは、マイナンバーを出来るだけ速やかに復元できない方法で廃棄または削除しなければならないとされています。
廃棄または削除したら記録を保存し、外部に委託した場合は委託先が確実に廃棄または削除したことを証明書により確認する必要があります。
書類などの廃棄は、焼却または溶解などの復元不可能な方法によらなければなりませんが、復元不可能な状態に裁断することが可能であればシュレッダーを利用しても構いません。
書類のマイナンバー記載箇所のみを削除したい場合は、その部分を復元できない方法でマスキングするか、切り取る必要があります。
マイナンバーや特定個人情報が記録されたパソコン機器やUSBメモリ等の電子媒体の場合は、専用のソフトウェアで削除したり、専門業者に委託して物理的に破壊するなどの方法を採用して下さい。
マイナンバーや特定個人情報の運用にクラウドシステムなどを利用する場合、保存期間経過後のマイナンバーの自動削除に対応しているようなシステムを選択することが現実的です。
マイナンバーが記載された書類などについては、保存期間経過後の廃棄または削除のフローをあらかじめ定めておきましょう。
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