Komoda Law Office News

2019.04.15

マイナンバーを安全に管理するためには

平成28年1月から社会保障、税、災害対策の3分野で行政機関への提出書類にマイナンバーの記載が必要となり、本格始動したマイナンバー制度。

事業者も、税と社会保険の手続きでマイナンバーを利用することとなり、制度への対応を求められる中、「個人情報の漏えい」がマイナンバーを取り扱う側である事業者にとっても、また利用される従業者にとっても懸念事項となっています。

安全管理対策を徹底し外部への漏えい、紛失を絶対に防ぐことは、マイナンバーの運用が定着した昨今において事業者の責務であると言えます。

安全管理対策として、4つの安全管理措置が求められます。
一.組織的安全管理措置(組織的に管理する)
二.人的安全管理措置(人的に管理する)
三.物理的安全管理措置(物理的に管理する)
四.技術的安全管理措置(技術的に管理する)

前者2つがソフト面、後者2つはハード面の対応と言えますが、今回は事業者がマイナンバーの安全管理に関して行うべきハード面の対応について、①取扱区域や機器・電子媒体の管理②マイナンバーの削除③アクセス制御・識別・認証と外部からの不正アクセス・情報漏えい防止、と3つに分けて検討していきます。

 

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2019.04.15

従業員を解雇するための4つの条件

従業員を解雇するためには、①解雇に正当な理由がある、②就業規則に定められた「解雇の事由」に該当している、③解雇禁止事由に該当しない、④少なくとも30日前に解雇予告をしている(あるいは解雇予告手当を支払っている)という4つの条件を満たす必要があります。

③の解雇禁止事由は、労働基準法や育児・介護休業法などの法律で定められています。例えば、業務上の怪我・病気や産前産後の休業期間と、その後30日間は解雇してはいけません。

④の解雇予告ですが、従業員を解雇しようとする場合は、前述したように、原則として少なくとも30日前に解雇の予告を行う必要があります。もし、解雇予告をしない場合は、解雇予告手当として30日分以上の平均賃金を支払わなければなりません。

この解雇予告日数は、解雇予告手当を支払うことで、支払った日数分だけ、30日より短縮できます。例外として、①天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となった場合、②労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合は、解雇予告を行うことなく解雇できます。

また、試用期間中の場合も、採用から14日以内であれば、解雇予告は不要です。

 

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2019.04.15

退職決定後の各種保険手続き

今回は、従業員が退職する場合の社会保険・雇用保険の手続きについてご説明します。

まず、社会保険の手続きですが、「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届」を作成し、退職翌日から5日以内に所轄の年金事務所に提出します。この時、従業員に対する手続きで回収した健康保険被保険者証を添付しましょう。もし、紛失してしまった場合は、代わりに「健康保険 被保険者証回収不能(滅失)届」を提出します。

次に、雇用保険の手続きですが、「雇用保険 被保険者資格喪失届」と、従業員から離職票の交付が不要であるという申し出がない限り、「雇用保険 被保険者離職証明書」を作成します。

そして、退職翌日から10日以内に、原則として同時に、所轄のハローワークに提出します。これらを提出すると、「資格喪失確認通知書」、「雇用保険 被保険者離職証明書(事業主控)」、「離職票-1」、「離職票-2」、パンフレット「離職された皆様へ」が発行されるので、離職票パンフレットを本人に郵送しましょう。

 

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2019.04.15

退職決定後の従業員に対する手続き・給与関連の手続き

従業員が退職する場合、従業員に対する手続き、給与関連の手続き、社会保険・雇用保険の手続きを行う必要があります。

まず、従業員に対する手続きについてご説明します。従業員が退職することになったら、まず、退職届書面で受け取ります。また、マイナンバーカードやマイナンバーが記載された住民票の写しなど、従業員のマイナンバーが分かる書類が無い場合は、それも提出してもらいましょう。

退職後は健康保険被保険者証を使用することができないので、退職日以降に、本人及び被扶養者分の健康保険被保険者証を回収します。回収後の取扱いについては、次の記事をご覧ください。そして、労働者名簿に退職の年月日と理由(死亡の場合は、年月日と死亡原因)を記載しましょう。

次に、給与関連の手続きについてご説明します。まず、源泉徴収票を作成して、退職日以後1か月以内に本人に渡します。また、住民税を特別徴収している場合は、未徴収分の納付方法を本人に確認して、「給与所得者異動届出書」を作成する必要があります。1月1日から5月31日の間に退職する場合は、一括徴収の方法によります。

6月1日から12月31日の間に退職する場合は、①普通徴収(本人が自分で納付する)、②一括徴収(最後の給与・退職金から差し引く)、③特別徴収の継続(特別徴収税額を次の会社に引き継ぐ)の3つの方法から選択できます。①、②の場合は、退職月の翌月10日までに本人の居住地の市区町村に提出し、③の場合は、本人から次の職場に提出してもらいます。

 

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2019.04.10

マイナンバーの安全管理~基本方針~

マイナンバーの安全管理にあたって、「措置の検討」を踏まえ、事業者はマイナンバーを安全に管理するための基本となる方針「基本方針」を策定することとなります。
作成は任意ですが、会社組織としての方向性を示すためきわめて重要と言えます。
策定する場合、以下の事項が記載必須となります。

・事業者の名称
・関係法令・ガイドラインなどの遵守について
・安全管理措置に関する事項
・質問・苦情処理の窓口等

そして、事業者はマイナンバーや特定個人情報を安全に取り扱うためのルールである「取扱規定」を作成し、事務の流れを整理し、具体的な取り扱いについて策定することが求められます。

具体的には、以下のような段階に分け、段階ごと「誰が」「どのように」取り扱うかを定める方法が考えられます。

・社員からマイナンバーの報告を受けるなど「取得」する段階
・届書にマイナンバーを記載するなど「利用」する段階
・「保存」する段階
・届書を役所に提出するなど「提供」する段階
・「廃棄」「削除」する段階

なお、従業員が100人以下の中小規模事業者については、新たに取扱規定として作成しなくても、既存の業務マニュアルや業務フローのチェックリストに、マイナンバーや特定個人情報の取り扱いを加えるなどの形で構わないこととされています。

 

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2019.04.09

マイナンバーの安全管理~措置の検討~

マイナンバーの安全管理にあたって行うべき「措置の検討」に関し「特定個人情報保護委員会のガイドライン(事業者編)」に規定されている旨は前述のとおりですが、これについてもう少し詳述してみたいと思います。

まず「どのような事務でマイナンバーを取り扱うか?」の検討に当っては、前段より「マイナンバー法で定められた事務等」のうち「税と社会保険の手続き」であるということができますが、

・社会保険関係の事務としては健康保険・厚生年金保険・雇用保険の届出や給付を受ける事務
・税関係の事務としては源泉徴収票や給与支払報告書の作成事務

等、具体的に明確にしておく必要があります。

次に、「どのようなマイナンバーを誰が取り扱うか?」の検討にあたっては、具体的に明確にした事務について、取り扱うマイナンバーや特定個人情報の範囲を明確にしておく必要があります。

具体的にはそれぞれの書類に記載すべきマイナンバーと、それに関連付けて管理される「氏名」「生年月日」といった個人情報(マイナンバーを含む個人情報を「特定個人情報」という)を明確にすることになります。

そして、マイナンバーや特定個人情報を「誰が取り扱うか?」の検討にあたっては、事業者内でマイナンバーを取り扱う事務を行う担当者を事業者が明確にしておく必要があります。

 

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2019.04.08

マイナンバーを安全に管理するための方針策定

平成27年10月のマイナンバー制度導入により、平成28年1月から社会保障・税・災害対策の行政手続きにおいてマイナンバーの利用が開始され、事業者はマイナンバー法で定められた事務等のうち、税と社会保険の手続きでマイナンバーを利用することになりました。
そのため事業者によるマイナンバーの取扱いには、マイナンバーを安全に管理し、外部への漏えいや紛失を防ぐための対応が求められることとなりました。

事業者のマイナンバーの安全管理の基本的な流れは
① 措置の検討
② 基本方針と取扱規定の策定
「組織的安全管理措置」・「人的安全管理措置」・「物理的安全管理措置」・「技術的安全管理措置」を講じること

となります。
とりわけ①措置の検討については、「特定個人情報保護委員会のガイドライン(事業者編)」に次の措置の検討が規定されています。

・どのような事務でマイナンバーを取り扱うか?
・どのようなマイナンバーを取り扱うか?
・誰がマイナンバーを取り扱うか?

事業者は、これらの措置を検討した結果を踏まえて、マインバーを安全に管理するための方針である「基本方針」と、安全に取り扱うためのルールである「取扱規定」を策定する必要があります。

 

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2019.04.05

厳格な本人確認について

今回は、厳格な本人確認についてご説明します。
事業者はマイナンバーの本人確認において、正しい番号であることの確認と合わせて、手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認を行うこととされています。

前者を「番号確認」後者を「身元確認」、両者を合わせて「本人確認」と言い、番号確認のみでは他人のなりすましのおそれもあることから認められていません。

本人確認の方法として、従業員などから下記のような確認に必要な書類を提示してもらい行うことになります。

(A)
・個人番号カード
・通知カード
・その他「番号確認」ができるマイナンバーの記載されている書類

(B)
・個人番号カード
・免許証等の写真付きの証明書
・その他「身元確認」のため本人実存を確認できる書類

個人番号カードは唯一1枚で「番号確認」と「身元確認」が行える書類といえます。
扶養控除等申告書、個人番号報告書などのマイナンバー提出書類と、上記の番号確認のための書類(A群)と、身元確認のための書類(B群)を確認することで、本人確認がなされたことになります。

それでは、従業員の扶養家族のマイナンバー取得の場合、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか?

法律上、基本的に従業員が扶養家族の本人確認を行う義務を負っています。つまり事業者の実務担当者は、扶養家族分のマイナンバーを従業員から取得するだけでよいということになります。

 

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2019.04.05

一番注意したいのは、マイナンバーの「取得」

前述のとおり、事業者はマイナンバーの「取得」・「利用」・「提供」において、情報漏えいなどを防ぐための対応が求められます。
とりわけ注意を要するのはマイナンバーの「取得」においてであり、マイナンバー取得手続きには利用目的の明示と厳格な本人確認が必要とされています。

まず利用目的の明示について。事業者は、マイナンバーを従業員から取得する際、「源泉徴収票・給与支払報告書にマイナンバーを記載して提出します」など、利用目的を特定し、本人に通知または公表することとされています。

利用目的は特定しなければなりませんが、複数の利用目的を包括的に明示することができます。ただし、利用目的は後から追加することができないため、発生する可能性のある事務であれば、あらかじめ利用目的に加えておきましょう。

なお、例外もあります。例えば雇用契約に基づく社会保険届出事務という利用目的を通知して、提供を受けたマイナンバーを、同じく雇用契約に基づく源泉徴収票作成事務などに利用する場合などで、この場合は利用目的を変更して本人へ通知する必要があります。

通知方法としては、社内LAN上の就業規則による特定・通知、利用目的通知書の配布、掲示などの方法があります。

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2019.04.04

総務や人事、経理にマイナンバー導入で求められる対応とは?

平成27年10月からマイナンバー制度が導入され、事業者は、税と社会保険の手続きでマイナンバーを利用することとなりました。

マイナンバー制度への事業者の対応として、従業員やその扶養家族からマイナンバーの提供を受け(取得)、給与支払報告書等の書類にマイナンバーを記載し(利用)、各行政機関へ提出する(提供)というのが基本的な流れですが、マイナンバーの取得・利用・提供において、総務や人事、経理など事業者の実務担当者にはどのような対応が求められるのでしょうか?

まず事業者は法律で限定的に明記された場合以外で、マイナンバーの提供を求めたり利用したりすることはできないこととされています。
仮に他の目的で利用することについて本人の同意があっても、法律違反となり認められません。

また、マイナンバーを記載すべき税や社会保険関係の書類の最終的提出先は必ず行政機関であることから、「利用」「提供」においては法律に明記された目的に限って利用することに留意すれば足ると言えます。

情報漏えいなどのリスクを防ぐためにも、事業者が最も注意を要するのはマイナンバーの「取得」です。
そのためマイナンバー取得手続きには、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要とされています。

 

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