社会保険の手続きは事業所（事務）が行う
社会保険の加入手続きに関しては、事業所の適用届も、従業員の資格取得届も、事業所が行わなければなりません。
例えば、従業員が結婚し配偶者の妻が扶養に入ると会社に報告されても会社が手続きを怠れば、その配偶者へは健康保険被保険者証が交付されませんし、傷病手当金など保険給付も受けることができなくなります。
それだけに、社会保険事務の担当者は従業員の法定福利を担う重要な役割を果たす義務があります。
上記手続きを行うのは会社内でも総務や人事が主ですが、手続きの手順や方法などすぐには分からない時は、社会保険労務士に顧問についてもらい、相談するのも一つの手かもしれません。
社会保険の加入の手続きやその他の労務関係を代行して手続きしてもらえますので、自社で対応する人件費コストと顧問社労士を依頼するコストを比較して、自社に最適な形を考えましょう。
社会保障、労務でお悩みの経営者の方は菰田総合法律事務所へご相談ください。
博多・那珂川に各オフィスがあるので、お住まいや職場に近いオフィスで相談可能です。
福岡県内（福岡市、那珂川市、大野城市、糸島市…）、佐賀県など九州各県の方もお気軽に0120-755-687までお問い合わせください。
社会保険の趣旨
社会保険の趣旨としては、以下３点があげられます。
①社会保険である健康保険・厚生年金は、広く働く人のための保険です。サラリーマンなら皆加入して、生活を保障してもらうことになっています。
②労働者でない事業主や役員も原則加入となります。つまり、給与所得者は全員加入することになります。
③社会保険は、仕事に関連しない私傷病における療養費の給付や、生活保障・老齢による生活保障をするための制度です。なので、業務上の傷病については、適用できないことになっています。（労災保険を適用します。）
④社会保険の適用範囲
＜社会保険の基礎まとめ＞
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社会保険制度と概要
公的な社会保険制度とは、国が運営する保険制度のことで、会社などで働く人たちが収入に応じて保険料を出し合い、万が一病気やケガをして医療機関で診療、入院、手術ということになった場合に、必要な保険給付を受けることができたり、加齢や障害といた事由が生じた場合に年金給付を受けることができるよう制度化されています。
つまり、被保険者全員でお金を出し合い、必要な人にお金を給付することで、みんなで支え合う制度です。
日々の暮らしの中で、突然の病気やケガ、急な死亡や障害を負い、働くことができなくなり経済的に困るリスクに備えて、民間の生命保険会社や損害保険会社の医療保険や個人年金等に加入している人たちが数多くいます。
ただし、民間の保険は任意加入ですから、すべての人たちが医療保険等によってリスクカバーできているとは限りません。
さて、社会保険の事業所の加入は、「事業」を単位として成立します。支店・営業所ごとになりますので、一つの会社にいくつかの支店や工場がある場合には、原則として支店や工場ごとに保険関係が成立し加入手続きをそれぞれ行うことになりますが、事業所の規模が小さいあるいは事務処理能力がない、などその独立性が乏しい場合は、直近上位の事業所にまとめることも可能です。
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有給休暇の取得義務
数ある休暇の中でも、よく耳にするのは「年次有給休暇」ではないでしょうか。年次有給休暇は、従業員の心身をリフレッシュさせることを目的としており、雇用してから6か月継続して勤務し、その期間の全労働日の8割以上出勤した従業員に10日間付与されます。
ただし、「所定労働時間が週30時間未満」かつ「週所定労働日数が4日以下または年間の所定労働日数が216日以下」である従業員については、所定労働日数に応じた日数で付与されます。
労働基準法の改正により、2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員（管理監督者を含む）に対し、年5日については、会社が時季を指定して取得させなければならないことになりました。10日以上付与されていれば、パートタイマーやアルバイトもその対象となります。
時季を指定するにあたり、会社は、従業員の意見を聴取し、意見を尊重するように努めなければなりません。ただし、申し出により5日以上の年次有給休暇を取得している従業員については、会社が時季を指定する必要はありません。
これに伴い、会社は、①時季、日数及び基準日を従業員ごとに明らかにした年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存する必要があること、また、②年次有給休暇の時季指定を行う場合、時季指定の対象となる従業員の範囲及び時季指定方法等について就業規則に記載する必要があることにご注意ください。
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休日、休暇とは
会社の休みの日には、休日と休暇があります。似た言葉ですが、この2つには大きな違いがあります。
休日は、「元から労働義務がない日」です。会社は、従業員に少なくとも毎週1日、または、4週間を通じて4日以上の休日を与える必要があります（労働基準法35条）。この最低限与えなければならない休日を法定休日といいます。
就業規則等で法定休日を何曜日にするかを明確に定める義務はありませんが、曜日が決まっているのであれば、記載しておくことが望ましいです。
会社は、法定休日以外に、就業規則等で自由に休日を定めることができます。これを法定外休日（所定休日）といいます。
1日の所定労働時間が8時間である場合、週に1回しか休日がないと、週40時間の法定労働時間を超えてしまいます。そのため、多くの会社は、法定労働時間を超えないように、法定外休日（所定休日）を定めています。
休暇は、「労働義務がある日に、その労働義務を免除された日」です。育児休暇や産前産後休暇、介護休暇などの法律で定められた休暇を法定休暇といい、従業員から法定休暇を請求された場合、会社は付与する義務があります。
また、休日と同様に、会社は就業規則等で自由に休暇を定めることができます。これを法定外休暇といいます。
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労働時間とは
労働時間とは、会社の指揮命令下にある時間のことです。具体的には、休憩時間を除いた実労働時間を指すため、始業・終業時刻を超えて労働した分も労働時間となります。
労働時間の上限は、原則として1日8時間、1週40時間です（労働基準法32条）。これを法定労働時間といい、法定労働時間を超える労働を法定時間外労働といいます。そして、就業規則や雇用契約書で定めた労働時間を所定労働時間といい、法定労働時間内でなければなりません。
また、会社は、労働時間の途中で、従業員に休憩時間を与える必要があります。休憩時間は、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間与えなければなりません（労働基準法34条）。
会社には、労働時間を適正に把握・管理する義務があります。これは、「何日に出勤した」、「1日に何時間労働した」といったことを把握するだけでは足りません。タイムカードやICカードを利用するなどして、労働日ごとに始業・終業時刻を確認・記録し、それに基づいて何時間労働しているのかを把握しなければなりません。
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そのほかのマイナンバー管理システム
クラウドシステム以外にも、マイナンバーの取得や収集・管理・廃棄に便利なアイテムやサービスがあります。
①小規模事業者向けに販売されている、マイナンバーの「取得・保管セット」
当アイテムでは、「個人番号報告書」、「利用目的の通知書」、「収集用の封筒」、「本人確認書類ごとに保管できる封筒」、「専用バインダー」などがセットになっています。取得から廃棄までの一連の作業を安全に行えるように作られているので、紙ベースによるマイナンバーの取得から保管、廃棄までの対策として有用です。
②事業者に代わって代行業者がマイナンバーの収集を行う「マイナンバー収集代行サービス」
一般的には、まず代行業者が事業者の従業員に対してマイナンバー収集の案内状を発送し、次に従業員がマイナンバー申告書などにマイナンバーと特定個人情報を記入し、本人確認書類の写しとともに代行業者に返送します。代行業者は返送されてきた書類を元に従業員の本人確認を行い、代行業者が事業者に従業員のマイナンバーを連絡する、といった流れになります。
マイナンバーの収集に際して、代行業者が十分な安全管理措置を講じた上で、必要書面の作成から回収までを行ってくれます。
マイナンバー管理を自社で行うには、様々な労力やリスクが伴います。これらを全て外部サービスで対応することも経営判断として重要でしょう。ぜひご紹介したいくつかのサービスを検討の一助にしてください。
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マイナンバー管理のクラウドシステム
今回は、クラウドサービスでマイナンバーの収集や管理、廃棄をサポートしてくれるマイナンバー管理のクラウドシステムをご紹介します。特徴として次のようなものが挙げられます。
①スマートフォンやパソコンで収集
登録した従業員について、システムからその従業員にメールでマイナンバーの収集依頼が行えます。従業員がスマートフォンやＰＣから指定されたアドレスにアクセスすると、「利用目的の通知」がなされ、マイナンバーと、通知カード等の「本人確認」書類をシステム上に保存することができます。書面でのやり取りがない為、事業者のＰＣにはデータが残りません。
②クラウドで管理
マイナンバーは、システムを提供するクラウド事業者の管理するデータセンターに暗号化されて保存されます。システムには、アクセス権限の識別・認証機能や、取扱い状況の記録・管理の機能も設けられているため、情報漏えいや紛失、不正利用の防止にも有用です。
③適時に廃棄
システムにより保管書類の廃棄期間の管理も行われるので、法定保存期間を気にする必要もありません。
④ほかのシステムとの連携
また、給与システムや社会保険システムと連携しているシステムもあり、通常給与システム、社会保険システムごとにマイナンバーを保存しなければなりませんが、その必要がないため管理を一本化することができます。税や社会保険の書類の作成も、マイナンバーの手入力を行わなくてよいので容易に行えます。
マイナンバーや特定個人情報を管理する場所を限定でき、人為的なミスも極力抑えることが可能と言えます。
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マイナンバーの管理に便利な外部システム
２０１６年１月マイナンバー制度の運用開始時には、事業者および実務担当者ともに対応に追われましたが、マイナンバーの運用も４年目に入りすっかり定着してきました。
とはいえ、日々の運用状況の記録や、保管書類を廃棄すべき法定保存期間の管理、情報漏えい防止のための安全管理、従業員への教育など、対応に費やす時間と労力は少なくはなく、負担に感じるという現場の声もあるのではないでしょうか。
そこで、マイナンバーの管理に便利なシステムはないか？導入を検討し始めている事業者の方向けに、外部サービスのいくつかをご紹介したいと思います。
まず、よく活用されているものとして、クラウドサービスでマイナンバーの収集や管理、廃棄をサポートしてくれるマイナンバー管理のクラウドシステムがあります。
なお、クラウドとは「クラウドコンピューティング」の略で、データを自分のＰＣやタブレットではなく、インターネット上に保存する方法またはサービスのことです。
クラウドシステム以外では、マイナンバーの取得や収集、管理、廃棄に便利なアイテムやサービスがあります。
小規模事業者向けに販売されている、マイナンバーの「取得・保管セット」や、事業者に代わって代行業者がマイナンバーの収集を行う「マイナンバー収集代行サービス」などです。
次回以降、それぞれの特徴を詳細にご紹介します。
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マイナンバー担当者への教育
人的安全管理措置として、事業者は、事務担当者に対し適切な教育を行うことが必要です。マイナンバーの取り扱いの留意事項や新たな制度などに関する研修の定期的な実施など、常に教育を行うことが重要です。
また事業者は、事務担当者に対し適切な監督を行わなければなりません。
マイナンバーや特定個人情報関する秘密保持に関する事項を、就業規則や雇用契約書に盛り込むなど、担当者を監督できる体制づくりが肝要です。
中小事業者については、取り扱うマイナンバーや特定個人情報が少なく、取り扱う担当者も限定的であると考えられるため、事業者の負担が軽くなるように特例的な方法も認められています。
例えば、中小規模事業者でも責任者と担当者を区別することで組織的に管理することが望ましいとされつつも、責任者と担当者を区別できず、結果的には組織的な体制を整えることができない状況でも容認されています。
ただし、取扱規定等に基づく運用状況を確認するための記録や、マイナンバーや特定個人情報を記録したファイルの取扱状況の記録は原則通りの措置が求められます。
また、実務担当者に対する適切な教育や監督も原則通りの対策を講じる必要があります。教育体制を整えることが難しい場合は、外部の専門家による研修等を活用するのも有効な方法です。
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