Komoda Law Office News

2019.05.02

社会保険の手続きは事業所(事務)が行う

社会保険の加入手続きに関しては、事業所の適用届も、従業員の資格取得届も、事業所が行わなければなりません。
例えば、従業員が結婚し配偶者の妻が扶養に入ると会社に報告されても会社が手続きを怠れば、その配偶者へは健康保険被保険者証が交付されませんし、傷病手当金など保険給付も受けることができなくなります。
それだけに、社会保険事務の担当者は従業員の法定福利を担う重要な役割を果たす義務があります。

上記手続きを行うのは会社内でも総務や人事が主ですが、手続きの手順や方法などすぐには分からない時は、社会保険労務士に顧問についてもらい、相談するのも一つの手かもしれません。
社会保険の加入の手続きやその他の労務関係を代行して手続きしてもらえますので、自社で対応する人件費コストと顧問社労士を依頼するコストを比較して、自社に最適な形を考えましょう。

 

社会保障、労務でお悩みの経営者の方は菰田総合法律事務所へご相談ください。
博多・那珂川に各オフィスがあるので、お住まいや職場に近いオフィスで相談可能です。
福岡県内(福岡市、那珂川市、大野城市、糸島市…)、佐賀県など九州各県の方もお気軽に0120-755-687までお問い合わせください。

2019.05.02

社会保険の趣旨

社会保険の趣旨としては、以下3点があげられます。

①社会保険である健康保険・厚生年金は、広く働く人のための保険です。サラリーマンなら皆加入して、生活を保障してもらうことになっています。

②労働者でない事業主や役員も原則加入となります。つまり、給与所得者は全員加入することになります。

③社会保険は、仕事に関連しない私傷病における療養費の給付や、生活保障・老齢による生活保障をするための制度です。なので、業務上の傷病については、適用できないことになっています。(労災保険を適用します。)

④社会保険の適用範囲

社会保険の適用範囲

<社会保険の基礎まとめ>

 

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2019.05.02

社会保険制度と概要

公的な社会保険制度とは、国が運営する保険制度のことで、会社などで働く人たちが収入に応じて保険料を出し合い、万が一病気やケガをして医療機関で診療、入院、手術ということになった場合に、必要な保険給付を受けることができたり、加齢や障害といた事由が生じた場合に年金給付を受けることができるよう制度化されています。
つまり、被保険者全員でお金を出し合い、必要な人にお金を給付することで、みんなで支え合う制度です。

日々の暮らしの中で、突然の病気やケガ、急な死亡や障害を負い、働くことができなくなり経済的に困るリスクに備えて、民間の生命保険会社や損害保険会社の医療保険や個人年金等に加入している人たちが数多くいます。
ただし、民間の保険は任意加入ですから、すべての人たちが医療保険等によってリスクカバーできているとは限りません。

さて、社会保険の事業所の加入は、「事業」を単位として成立します。支店・営業所ごとになりますので、一つの会社にいくつかの支店や工場がある場合には、原則として支店や工場ごとに保険関係が成立し加入手続きをそれぞれ行うことになりますが、事業所の規模が小さいあるいは事務処理能力がない、などその独立性が乏しい場合は、直近上位の事業所にまとめることも可能です。

 

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2019.04.22

そのほかのマイナンバー管理システム

クラウドシステム以外にも、マイナンバーの取得や収集・管理・廃棄に便利なアイテムやサービスがあります。

①小規模事業者向けに販売されている、マイナンバーの「取得・保管セット」
当アイテムでは、「個人番号報告書」、「利用目的の通知書」、「収集用の封筒」、「本人確認書類ごとに保管できる封筒」、「専用バインダー」などがセットになっています。取得から廃棄までの一連の作業を安全に行えるように作られているので、紙ベースによるマイナンバーの取得から保管、廃棄までの対策として有用です。

②事業者に代わって代行業者がマイナンバーの収集を行う「マイナンバー収集代行サービス」
一般的には、まず代行業者が事業者の従業員に対してマイナンバー収集の案内状を発送し、次に従業員がマイナンバー申告書などにマイナンバーと特定個人情報を記入し、本人確認書類の写しとともに代行業者に返送します。代行業者は返送されてきた書類を元に従業員の本人確認を行い、代行業者が事業者に従業員のマイナンバーを連絡する、といった流れになります。

マイナンバーの収集に際して、代行業者が十分な安全管理措置を講じた上で、必要書面の作成から回収までを行ってくれます。

マイナンバー管理を自社で行うには、様々な労力やリスクが伴います。これらを全て外部サービスで対応することも経営判断として重要でしょう。ぜひご紹介したいくつかのサービスを検討の一助にしてください。

 

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2019.04.22

マイナンバー管理のクラウドシステム

今回は、クラウドサービスでマイナンバーの収集や管理、廃棄をサポートしてくれるマイナンバー管理のクラウドシステムをご紹介します。特徴として次のようなものが挙げられます。

①スマートフォンやパソコンで収集
登録した従業員について、システムからその従業員にメールでマイナンバーの収集依頼が行えます。従業員がスマートフォンやPCから指定されたアドレスにアクセスすると、「利用目的の通知」がなされ、マイナンバーと、通知カード等の「本人確認」書類をシステム上に保存することができます。書面でのやり取りがない為、事業者のPCにはデータが残りません。

②クラウドで管理
マイナンバーは、システムを提供するクラウド事業者の管理するデータセンターに暗号化されて保存されます。システムには、アクセス権限の識別・認証機能や、取扱い状況の記録・管理の機能も設けられているため、情報漏えいや紛失、不正利用の防止にも有用です。

③適時に廃棄
システムにより保管書類の廃棄期間の管理も行われるので、法定保存期間を気にする必要もありません。

④ほかのシステムとの連携
また、給与システムや社会保険システムと連携しているシステムもあり、通常給与システム、社会保険システムごとにマイナンバーを保存しなければなりませんが、その必要がないため管理を一本化することができます。税や社会保険の書類の作成も、マイナンバーの手入力を行わなくてよいので容易に行えます。
マイナンバーや特定個人情報を管理する場所を限定でき、人為的なミスも極力抑えることが可能と言えます。

 

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2019.04.22

マイナンバーの管理に便利な外部システム

2016年1月マイナンバー制度の運用開始時には、事業者および実務担当者ともに対応に追われましたが、マイナンバーの運用も4年目に入りすっかり定着してきました。

とはいえ、日々の運用状況の記録や、保管書類を廃棄すべき法定保存期間の管理、情報漏えい防止のための安全管理、従業員への教育など、対応に費やす時間と労力は少なくはなく、負担に感じるという現場の声もあるのではないでしょうか。

そこで、マイナンバーの管理に便利なシステムはないか?導入を検討し始めている事業者の方向けに、外部サービスのいくつかをご紹介したいと思います。
まず、よく活用されているものとして、クラウドサービスでマイナンバーの収集や管理、廃棄をサポートしてくれるマイナンバー管理のクラウドシステムがあります。

なお、クラウドとは「クラウドコンピューティング」の略で、データを自分のPCやタブレットではなく、インターネット上に保存する方法またはサービスのことです。

クラウドシステム以外では、マイナンバーの取得や収集、管理、廃棄に便利なアイテムやサービスがあります。

小規模事業者向けに販売されている、マイナンバーの「取得・保管セット」や、事業者に代わって代行業者がマイナンバーの収集を行う「マイナンバー収集代行サービス」などです。
次回以降、それぞれの特徴を詳細にご紹介します。

 

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2019.04.22

マイナンバー担当者への教育

人的安全管理措置として、事業者は、事務担当者に対し適切な教育を行うことが必要です。マイナンバーの取り扱いの留意事項や新たな制度などに関する研修の定期的な実施など、常に教育を行うことが重要です。

また事業者は、事務担当者に対し適切な監督を行わなければなりません。
マイナンバーや特定個人情報関する秘密保持に関する事項を、就業規則や雇用契約書に盛り込むなど、担当者を監督できる体制づくりが肝要です。

中小事業者については、取り扱うマイナンバーや特定個人情報が少なく、取り扱う担当者も限定的であると考えられるため、事業者の負担が軽くなるように特例的な方法も認められています。

例えば、中小規模事業者でも責任者と担当者を区別することで組織的に管理することが望ましいとされつつも、責任者と担当者を区別できず、結果的には組織的な体制を整えることができない状況でも容認されています。

ただし、取扱規定等に基づく運用状況を確認するための記録や、マイナンバーや特定個人情報を記録したファイルの取扱状況の記録は原則通りの措置が求められます。

また、実務担当者に対する適切な教育や監督も原則通りの対策を講じる必要があります。教育体制を整えることが難しい場合は、外部の専門家による研修等を活用するのも有効な方法です。

 

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2019.04.22

マイナンバーを管理する組織体制づくり

組織体制づくりとして、まずは、事務における責任者を決めます。次に事務担当者を決め、担当者の役割や取り扱うマイナンバー、特定個人情報(マイナンバーを含む氏名、生年月日、住所等の個人情報)の範囲を明確にします。

そして事業者は、取扱規定に基づく運用状況を確認するため、システムログや利用実績を記録する必要があります。

例えば、マイナンバーや特定個人情報に関するファイルの利用や出力の記録、書類や媒体等の持ち出しの記録、ファイルの廃棄や削除の記録、情報システムのログインやアクセスログなどの記録等です。

同時に、担当者が取扱規定等に違反したり、情報漏えいなどがあったりした場合に責任者へ報告するための仕組みを整えることも肝要です。複数の部署で取り扱う場合における各部署の任務も明確にしましょう。

また、事業者は、マイナンバーや特定個人情報を記録したファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する必要があります。

例えば、管理簿等による「ファイル名」「責任者」「取扱部署」「アクセス権者」「利用目的」「作成日」「廃棄日」「廃棄や削除の状況」などの記録が考えられます。

合わせて、情報漏えいなどがあったり、その兆候を把握したりした場合のために、適切且つスムーズに対応する仕組みを整備しておくことです。情報漏えいに伴う二次被害の防止などの観点から、再発防止策を早急に公表することも重要でしょう。

 

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2019.04.22

マイナンバーの安全管理対策(ソフト面)

前回は安全管理対策のハード面を見ていきましたが、今回はソフト面の安全管理対策について、組織的安全管理措置から組織体制づくりと取扱規定の運用、取扱状況の把握と情報漏えいなどへの対応をそれぞれ詳述し、人的安全管理措置について、さらに中小規模事業者の対応についてご説明しましょう。

前回の記事はこちら↓
・マイナンバーを安全に管理するためには
https://www.komoda-law.jp/blog/1884/

・マイナンバーの安全管理の進め方
https://www.komoda-law.jp/blog/1886/

・保存期間の過ぎたマイナンバーの処分方法
https://www.komoda-law.jp/blog/1888/

・マイナンバーを不正アクセスから守る
https://www.komoda-law.jp/blog/1890/

2019.04.15

マイナンバーを不正アクセスから守る

事業者は、マイナンバーや特定個人情報を取り扱う事務にクラウドシステムなどを採用する場合には、以下のような適切なアクセス制御を行う必要があります。

①マイナンバーと紐づけてアクセスできる情報を限定する
②マイナンバー及び特定個人情報の記載されたファイルを取り扱うクラウドシステムを限定する
③ユーザーIDにアクセス権限を付与しクラウドシステムを使用できる担当者を限定する

マイナンバーや特定個人情報を取り扱うクラウドシステムには、ユーザーID、パスワード、ICカード、生体認証などにより、正当なアクセス権限を持つ者を識別し認証する機能が必要です。

そして事業者は、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから、クラウドシステムを保護する仕組みを導入し、適切に運用することが求められます。例えば、ファイアウォールの設置、ウィルス対策ソフトウェアのインストールなどです。

また、マイナンバーや特定個人情報を外部に送信する場合、通信経路において情報漏えいを防止するための対策を講じることも重要です。具体的には通信経路の暗号化やデータの暗号化、またはパスワードによる保護などです。
パスワードは定期的に変更を行うなど、情報漏えい防止の徹底につとめましょう。

 

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